Visionnez cette première d’une série de capsules web pour la gestion intégrée de vos documents

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Savez-vous quels sont les délais de conservation des documents d’activité de votre organisation?

Combien de temps devez vous conserver…

  • Un contrat?
  • Une police d’assurance?
  • Une facture client ou fournisseur?

Fort de son expertise en conception et en développement d’outils de gestion documentaire acquise auprès de plusieurs centaines d’organismes publics et privés de toutes tailles, Gestar est en mesure de vous offrir les meilleures solutions pour l’établissement des règles de conservation des séries de dossiers composés de documents en format papier et technologiques. Cet outil de gestion documentaire est réalisé selon les exigences des lois en vigueur, des référentiels les plus à jour, des besoins généraux et spécifiques de l’organisation et des exigences de la Loi sur les archives et de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ).
Ce livrable comprend des propositions de durées de conservation et de sort final pour chacune des séries de dossiers identifiées dans votre schéma de classification hiérarchique :

  • durée de conservation à l’état actif et à l’état semi-actif, s’il y a lieu, et sort final à l’état inactif (à conserver ou à détruire en totalité ou à trier [conserver une partie et détruire le reste]),
  • identification des unités administratives détentrices des exemplaires principaux,
  • identification des séries de dossiers contenant des documents essentiels (à protéger en cas de sinistre),
  • identification des séries documentaires contenant des renseignements personnels à protéger et
  • identification des séries de dossiers contenant d’autres informations sensibles ou confidentielles à protéger.

Toutes nos interventions professionnelles et techniques s’appuient sur des méthodologies rigoureuses que l’entreprise a développées pour la conception, le développement, le déploiement et la maintenance de systèmes de gestion documentaire performants (méthodologie DocumentFaire ™) et de schémas de classification hiérarchique de qualité supérieure (méthodologie DFA/ALO™). Ces méthodologies s’appuient sur les recommandations des normes ISO 15489 « Records Management » et 3030X « Système de gestion des documents d’activité.
Profitez de nos tarifs préférentiels dès aujourd’hui en commiquant avec nous au 1-800-463-6365 poste 224

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Classement, déclassement et archivage

Saviez vous que…
150$  – C’est le coût moyen que dépense une organisation pour retracer un document mal classé.
16% – C’est le pourcentage d’heures de travail dépensé pour la recherche d’informations.
83,3 – C’est le nombre d’heures perdues par année si un employé passe 20 minutes / jour à chercher des documents

N’attendez plus, offrez à votre organisation les services techniques de traitement des documents et des dossiers de GESTAR.

Grâce à notre personnel technique diplômé en gestion documentaire, vous assurerez à votre organisation une saine gestion documentaire. Que ce soit afin :

  • D’ouvrir les nouveaux dossiers ou pour classer les nombreux documents produits ou reçus par l’organisation.
  • Effectuer le tri des documents semi-actifs et d’archives en appliquant  votre calendrier de conservation.

Nos services sont disponibles sur une base temporaire, périodique, annuelle, à la journée, à la semaine ou au mois.

Vous gagnerez ainsi du temps et diminuerez les coûts liés au désordre documentaire.

Profitez de nos tarifs préférentiels dès aujourd’hui en communiquant avec nous au 1-800-463-6365 poste 224

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Documentik® GID : une solution logicielle complète

Les moteurs de recherche servent à chercher de l’information. La solution logicielle Documentik® GID rend possible la recherche dans le contenu de vos documents technologiques tout en assurant la structuration de votre information, peu importe le support physique sur lequel elle est consignée, ainsi que la gestion complète de son cycle de vie.

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Rédaction d’une politique de gestion intégrée des documents (GID)

En étroite collaboration avec les décideurs, les experts en gouvernance documentaire de Gestar sont en mesure de coordonner la rédaction d’une politique pour la gestion intégrée des documents (GID) tant en format papier que technologiques. Ce document normatif officialisera la démarche organisationnelle sur la gestion et la manière de gérer les documents et contiendra, entre autres, les éléments suivants :

  • Objet de la politique
  • Cadre juridique
  • Champ d’application de la politique
  • Objectifs de la politique (gestion de l’information, moyens technologiques, protection de l’information)
  • Principes généraux (propriété des documents, compétence, attention et prudence, protection de l’information), spécifiques (tenue des dossiers, accès à l’information, normes et procédures de gestion, sécurité, gestion économique, identification et classification des documents, conservation et sort final des documents) et de sécurité (accessibilité pour le personnel, garantie d’intégrité et de pérennité)
  • Responsabilité des intervenants (la direction, la personne responsable de la gestion documentaire, les gestionnaires, les utilisateurs des documents dans unités administratives…)

Dans le cas des organismes publics québécois, cette politique aussi appelée Politique de gestion des documents actifs et semi-actifs, est une exigence de la Loi sur les archives.

Cette politique doit être validée, approuvée et adoptée par la direction de l’organisation et s’inscrit dans une démarche de réflexion avec les décideurs et les gestionnaires quant à l’approche conceptuelle et opérationnelle privilégiée par l’organisation.
La méthodologie :

  • Réflexion avec les décideurs et les gestionnaires quant à l’approche conceptuelle et opérationnelle privilégiée par l’organisation.
  • Production d’un document d’orientation pour validation et approbation.
  • Rédaction d’un projet de politique pour validation.
  • Bonification du projet.
  • Production de la version définitive devant être adoptée par la direction.
  • Approbation finale du produit livré.

Communiquez avec nous sans tarder pour plus de détail concernant cette offre ou pour en apprendre davantage sur nos services en gestion intégrée des documents.

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Vous désirez plus d’information?

Appelez-nous!

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Pour nous écrire: info@gestar.qc.ca

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La numérisation des documents

Q.: Votre organisation a-t-elle déjà pensé numériser des séries documentaires afin de libérer de l’espace dans ses locaux ?
Q.: Connaissez-vous les coûts réels liés à l’entreposage de documents papiers au sein de votre organisation ?
Q.: Connaissez-vous les lois qui régissent la numérisation des documents au Québec ?
Dans une organisation, le processus de transfert de support par numérisation des documents doit être évalué, planifié et systématisé afin d’assurer l’intégrité, l’authenticité, la pérennité et l’exploitabilité des documents technologiques qui en résulte.
Depuis 1996, Gestar offre des services professionnels et techniques de transfert de support par la numérisation des documents en format papier.
Ces services s’adressent à tout type d’organisation désirant faire numériser des séries documentaires pour en faciliter l’utilisation et en assurer la protection.
Tous nos travaux de numérisation de documents ayant une valeur juridique sont toujours accompagnés d’une documentation du processus de transfert de support tel qu’exigé à l’article 17 de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information.
La préparation initiale des documents (ordonnancement, désassemblage…) peut être réalisée par notre personnel ou le vôtre. Les images numériques sont livrées dans les formats et sur les supports de conservation de votre choix. Le contrôle de la qualité de réalisation est assuré par un système informatique conçu par nos services de TI.

  • Études de faisabilité pour la numérisation des documents.
  • Numérisation des documents en format papier dans vos locaux (Numérimobile™) – Tarif à l’image ou à la journée.
  • Numérisation des documents en format papier dans nos locaux – Tarif à l’image.
  • Documentation du processus de transfert de support pour la reconnaissance de la valeur juridique des images numériques.
  • Formation de votre personnel pour la numérisation des documents.
  • Accompagnement de votre personnel pour la numérisation de documents dans vos locaux.

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Pour nous écrire: info@gestar.qc.ca

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Gestar vous invite à assister à une présentation du logiciel Documentik® GID

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