Enregistrement, repérage, consultation et gestion du cycle de vie de vos documents

Les organisations qui désirent améliorer leur efficacité et réduire leurs coûts d’opération ont intérêt à mettre en place un système pour la gestion de leurs documents d’activités. Parmi les étapes qui doivent être réalisés figure l’installation d’une solution logicielle performante permettant d’enregistrer et de classifier l’information de manière appropriée pour éventuellement en faire la recherche rapidement. Une solution spécialisée permettra non seulement de trouver efficacement l’information, mais également d’automatiser le déclassement des dossiers et documents ayant atteint leur sort final selon leur durée de vie règlementaire.

L’EFFICACITÉ POUR TOUS!

Documentik® GID est un logiciel de Gestion intégrée des documents (GID) à la fois facile à utiliser, complet et performant pour l’enregistrement, la description, le repérage, la consultation et la gestion du cycle de vie de tous vos documents d’activité et de vos documents d’archives de conservation permanente en format papier et technologiques.

Une solution complète qui :

  • Automatise les bonnes pratiques de gestion dans le respect de l’environnement légal et règlementaire.
  • Intègre tout type de schéma de classification
  • Calcule automatiquement les durées de conservation des documents, peu importe le support d’information
  • Produit les étiquettes d’identification des contenants
  • Respecte les principaux standards de gestion documentaire.

Un produit conçu, développé et supporté par les spécialistes en gouvernance documentaire de Gestar qui sont en mesure de vous guider pour une intégration harmonieuse de cet outil informatique dans les processus de travail de votre personnel.

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Appelez-nous! 1-800-463-6365 poste 224

 

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Impartition de la gestion documentaire

Nous mettons à votre disposition des ressources expertes en gestion documentaire pour vous permettre de libérer vos employés des opérations quotidiennes liées à la gestion de vos documents d’activité.

Accédez à des ressources qualifiées selon vos besoins

Les organisations se tournent de plus en plus vers les services d’impartition de la gestion documentaire de GESTAR pour combler leurs besoins en ressources techniques. Les petites et moyennes entreprises et les organismes, dont les tâches quotidiennes relatives à la gestion documentaire et au centre de documentation ne représentent que de 30 à 40 % d’un effectif, ont intérêt à utiliser un service d’impartition comme celui de GESTAR. Pour ces organisations, il est très difficile de maintenir une expertise appréciable au sein de leur personnel, étant donné que leur besoin ne correspond qu’à une fraction d’effectif. En leur fournissant du personnel qualifié, GESTAR les aides à transformer leur système de gestion documentaire en une ressource optimale, performante et fiable tout en maintenant les meilleurs coûts possible.

Des économies à réaliser

Le développement et la maintenance des outils de gestion documentaire nécessitent des investissements importants dans une organisation. Afin d’obtenir un rendement optimal, les opérations de saisie, traitement, codification, classification, déclassement et numérisation des dossiers et des documents doivent être exécutées par des ressources adéquatement formées et en mesure d’appliquer les meilleures pratiques de gestion documentaire. Avec notre service d’impartition, vous vous assurez la disponibilité de ressources expertes et qualifiées pour effectuer le travail selon vos besoins et votre disponibilité. Voilà ce qui distingue les services d’impartition de la gestion documentaire de GESTAR.

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Gestar au congrès de la FQM

Nous serons présents au Salon affaires municipales lors du congrès 2017 de la Fédération québécoise des municipalités du 28 au 30 septembre prochain au Centre des congrès de Québec. Nous espérons avoir le plaisir de vous y rencontrer.

Gestar Experts en gouvernance documentaire
1135, Grande Allée Ouest – Bureau 280
Québec, Qc (Canada)   G1S 1E7
418-877-5094
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Services de traitement des documents et des dossiers

Soulagez votre personnel de tâches peu productives et confiez à Gestar l’impartition d’une partie du déploiement de votre système de gestion documentaire (classification, enregistrement et indexation dans la solution logicielle de votre choix, classement, application des règles de gestion du cycle de vie des documents en format papier, des fichiers informatiques, des courriels…) en lien direct avec votre personnel.

Nos ressources techniques diplômées sont hautement qualifiées et disponibles sur l’ensemble du territoire québécois. Elles peuvent s’intégrer dans tout type d’organisme, quels que soient les systèmes et les logiciels en place. Elles sont toujours encadrées par une ressource professionnelle attitrée à chaque projet. Ces services comprennent, sur une base ponctuelle ou sous forme de programmes annuels (blocs de temps à la semaine), les interventions suivantes :

  • Traitement des dossiers et des documents actifs en format papier.
  • Réorganisation des fichiers informatiques.
  • Traitement des dossiers et des documents semi-actifs en format papier à entreposer.
  • Traitement des dossiers et des documents inactifs à archiver.
  • Traitement des dossiers et des documents inactifs à détruire.
  • Saisie des données dans votre solution logicielle.
  • Préparation des dossiers ou des documents pour leur transfert de support (numérisation).
Gestar Experts en gouvernance documentaire
1135, Grande Allée Ouest – Bureau 280
Québec, Qc (Canada)   G1S 1E7
tél. : 418-877-5094
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Emploi: Conseiller-conseillère en intégration de systèmes d’information

GESTAR est à la recherche d’un(e) conseiller-conseillère en intégration de systèmes d’information pour la conception, le développement, l’intégration, l’évaluation et la maintenance des composantes des systèmes d’information de ses clients. La personne choisie devra être en mesure d’animer des activités de formation du personnel pour l’intégration des composantes du système d’information. Elle devra également s’occuper de l’intégration des solutions logicielles de gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques.

Contact : Nicolas Thibodeau

Courriel : thibodeaun@gestar.qc.ca

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Système de gestion documentaire pour les municipalités

Offre promotionnelle à ne pas manquer!
Profitez de cette occasion unique pour
développer ou mettre à jour vos outils de gestion documentaire

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Trousse de démarrage — Documentik® GID

  1. Modèle de politique de gouvernance documentaire adaptable à votre organisation
  2. Modèle de schéma de classification et de calendrier de conservation basé sur le Guide de gestion des documents municipaux de l’ADMQ
  3. Validation auprès de BAnQ
  4. Version multiutilisateur du logiciel Documentik® GID
  5. Une journée de formation sur l’utilisation du logiciel
  6. Une journée d’accompagnement pour la personnalisation et le déploiement dans votre organisation.

Communiquez avec nous sans tarder pour obtenir votre soumission!
Par téléphone au 1-800-463-6365 poste 224
Par courriel à info@gestar.qc.ca

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Seconde capsule d’introduction au logiciel de gestion des documents d’activité Documentik® GID.

Découvrez pourquoi Documentik® GID est un outil incontournable non seulement pour gérer efficacement le cycle de vie de vos documents et de vos dossiers mais également pour retrouver rapidement de l’information contenue dans l’ensemble de vos documents d’activité.

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